In der Zentralen Patientenaufnahme erfolgt eine standardisierte Ersteinschätzung der Behandlungsdringlichkeit nach dem Manchester-Triage-System (MTS). Dabei handelt es sich um ein international etabliertes System. Es werden gezielt die Beschwerden des Patienten erfragt und einige einfache Untersuchungen durchgeführt. Die Mitarbeiter der ZPA sind speziell in der Anwendung dieses Systems ausgebildet.
Zur Einstufung werden verschiedene „Indikatoren“ genutzt, die sich je nach Beschwerdebild unterscheiden. Generelle Indikatoren sind z. B. Lebensgefahr, Schmerz, Blutverlust, Bewusstseinslage, Temperatur und Krankheitsdauer. Das Ergebnis führt zu einer Einstufung in eine von fünf verschiedenen Dringlichkeitsstufen.
Die maximale Wartezeit bis zum Arztkontakt richtet sich dann nach der festgestellten Behandlungsdringlichkeit und nicht nach der Reihenfolge des Eintreffens. Um den weiteren Behandlungsablauf zu verkürzen, werden teilweise auch schon in Rahmen der Ersteinschätzung weitere Maßnahmen veranlasst. Dazu können die Gabe von Schmerzmitteln, die Blutabnahme für Laboruntersuchungen, das Anfertigen eines EKGs oder die Anforderung einer Röntgenuntersuchung gehören.
Bei weniger dringlichen Fällen kommt unter Umständen auch eine Versorgung durch den kassenärztlichen Notdienst in Betracht. Die tatsächliche Wartezeit hängt neben dem Ergebnis der Ersteinschätzung insbesondere vom aktuellen Patientenaufkommen ab.